Häufig gestellte Fragen zur Nutzung der Spesen App

Hier findest du Antworten auf die wichtigsten Fragen rund um Funktionen, Kategorien, Tags und die Verwaltung deiner Spesen.

Was ist die Spesen App?

Die Spesen App ist eine einfache App, die es dir ermöglicht Spesenbelege zu digitalisieren.
Statt also die Belege in deinem Portemonnaie mit dir herum zu tragen, kannst du die Belege einfach in der App erfassen, und am Ende des Monats (oder zu einem beliebigen anderen Zeitpunkt) als PDF exportieren.

Kann ich auch Spesen ohne ein Bild/Beleg erstellen?

Klar! Du kannst das Bild beim Erstellen eines Spesen-Eintrags ganz einfach weglassen.

Ich habe mein Gerät gewechselt – wo sind meine Spesen?

Installiere einfach die Spesen App auf deinem neuen Gerät und melde dich dort an.
Schon sind deine Spesen wieder auf deinem Gerät.

Kann die Spesen App auch PDFs verarbeiten?

Ja, die Spesen App kann auch direkt PDFs verarbeiten und die Beträge, Mehrwertsteuern etc. aus PDFs auslesen.
Du kannst auch direkt PDFs aus deiner Mailbox an die Spesen App senden indem du die Option “teilen” (Abbildung 1) auf dem PDF auswählst.
Abbildung 1
Danach kannst du in dem Dialog, der sich öffnet, die Spesen App auswählen, um das PDF an die Spesen App weiterzugeben (Abbildung 2):
Abbildung 2

Wie funktioniert das mit den Apple Kurzbefehlen?

Die Spesen App unterstützt Apple Shortcuts zu 100%. Du kannst dir also ganz einfach einen Kurzbefehl auf deinem Home Screen ablegen und damit noch schneller deine Spesen erfassen.
In unserem Spesen App Tutorial siehst du, wie du mit Kurzbefehlen deinen Spesen Workflow noch viel einfacher machen kannst:

Kann ich eigene Kategorien erfassen?

Klar – du kannst beliebig viele Kategorien erfassen, um deine Spesen optimal zu organisieren.

Kann ich eine Kategorie löschen?

Du kannst Kategorien jederzeit archivieren. Dazu musst du im Menü auf „Kategorien“ klicken und die Kategorie auswählen, die du archivieren möchtest.
In der Kategorie gibt es eine Checkbox „Archiviert“, wähle diese an, damit die Kategorie nicht mehr in der Gesamtübersicht dargestellt wird.
Aktuell bieten wir keine Möglichkeit, Kategorien komplett zu löschen.

Was ist der Unterschied zwischen Kategorie löschen und Kategorie archivieren?

Beim Archivieren einer Kategorie kannst du diese jederzeit wieder aktivieren und in deinem Hauptscreen anzeigen, indem du den Archivieren-Haken auf der Kategorie wieder entfernst.

Beim Löschen kannst du die Kategorie zwar mit Hilfe des Tag-Filters „gelöscht“ wieder anzeigen, jedoch nicht komplett wiederherstellen.
(noch nicht, ist als Feature auf der Roadmap unserer Spesen App)

Was sind Tags?

Mit Tags kannst du deine Spesen noch besser organisieren und gruppieren.
Du kannst jedem Spesen-Eintrag einen oder beliebig viele Tags hinzufügen und dann später gezielt nach den Tags filtern.
Das hilft, wenn du an mehreren Projekten arbeitest – dann kannst du ganz einfach „Projekt A“ und „Projekt B“ als Tags erfassen.
Im Hauptmenü kannst du dann den Tag-Filter „Projekt A“ oben auswählen und erhältst in der Anzeige auch nur die Spesen für „Projekt A“ und kannst jetzt beispielsweise einen PDF-Export der „Projekt A“-Spesen erstellen.
Einige Tags erstellen wir automatisch, da wir Tags einsetzen, um deine Spesen zu gruppieren.
Deine Tags kannst du in der Menüleiste unter dem Eintrag „Tags“ pflegen.

Wie kann ich Tags löschen?

Deine Tags kannst du in der Menüleiste unter dem Eintrag „Tags“ pflegen und auch löschen.
Wenn du einen Tag löschst, bleiben die Spesen, die den Tag verwenden, erhalten.
Sprich: Ein Löschen des Tags führt NICHT zum Löschen der zugehörigen Spesen-Einträge.
Auto-Tags sind Tags, die wir intern in der Spesen App verwenden – diese kannst du nicht löschen.

Wie funktioniert der UND/ODER Filter bei Tags?

Das Filtern von Spesen mit der Hilfe von Tags ist ein wichtiges Werkzeug, um gezielt Spesen-Reports bzw. Exporte zu erstellen.Filter können dabei kombiniert werden, beispielsweise wenn man alle Spesen des Projektes “Dienstreise Jena” aus dem Jahr 2025 anzeigen möchte, können die Tags entsprechend gewählt werden (Abbildung 1):
Abbildung 1
Im Beispiel sollten die Tags mit UND kombiniert werden, denn es sollen alle Spesen angezeigt werden, welche die Merkmale “2025” UND “Dienstreise Jena” beinhalten.
Würde im Beispiel ODER gewählt, so würden alle Spesen mit den Merkmalen “2025” ODER “Dienstreise Jena” angezeigt werden, sprich deutlich mehr Spesen - alle Spesen aus dem Jahr 2025 sowie alle Spesen mit dem Tag “Dienstreise Jena”.Die Einstellung, ob Filter mit UND bzw. ODER kombiniert werden sollen, kann in den Filtereinstellungen vorgenommen werden (Abbildung 2):
Abbildung 2

Wo werden die Daten gespeichert?

Die Spesen App wird in der Schweiz entwickelt und die Daten werden am Cloud Standort Zürich gespeichert.
Die KI Engine der Spesen App wird gleichfalls am Standort Zürich betrieben und ist komplett “private” - sprich zu keinem Zeitpunkt werden Daten weitergegeben an AI/KI Betreiber. Die Spesen App nutzt eine komplett eigens trainierte KI-Engine ohne Verbindungen zu anderen KI-Engines.

Welche Währungen werden von der Spesen App unterstützt?

Die Spesen App unterstützt mehr als 165 Währungen und rechnet Beträge automatisch basierend auf Tageskursen akkurat in die gewählte Standardwährung um.
Folgende Währungen werden unterstützt:
Currency Code
Currency Name
Country
AED
UAE Dirham
United Arab Emirates
AFN
Afghan Afghani
Afghanistan
ALL
Albanian Lek
Albania
AMD
Armenian Dram
Armenia
ANG
Netherlands Antillian Guilder
Netherlands Antilles
AOA
Angolan Kwanza
Angola
ARS
Argentine Peso
Argentina
AUD
Australian Dollar
Australia
AWG
Aruban Florin
Aruba
AZN
Azerbaijani Manat
Azerbaijan
BAM
Bosnia and Herzegovina Mark
Bosnia and Herzegovina
BBD
Barbados Dollar
Barbados
BDT
Bangladeshi Taka
Bangladesh
BGN
Bulgarian Lev
Bulgaria
BHD
Bahraini Dinar
Bahrain
BIF
Burundian Franc
Burundi
BMD
Bermudian Dollar
Bermuda
BND
Brunei Dollar
Brunei
BOB
Bolivian Boliviano
Bolivia
BRL
Brazilian Real
Brazil
BSD
Bahamian Dollar
Bahamas
BTN
Bhutanese Ngultrum
Bhutan
BWP
Botswana Pula
Botswana
BYN
Belarusian Ruble
Belarus
BZD
Belize Dollar
Belize
CAD
Canadian Dollar
Canada
CDF
Congolese Franc
Democratic Republic of the Congo
CHF
Swiss Franc
Switzerland
CLF
Chilean Unidad de Fomento
Chile
CLP
Chilean Peso
Chile
CNH
Offshore Chinese Renminbi
China
CNY
Chinese Renminbi
China
COP
Colombian Peso
Colombia
CRC
Costa Rican Colon
Costa Rica
CUP
Cuban Peso
Cuba
CVE
Cape Verdean Escudo
Cape Verde
CZK
Czech Koruna
Czech Republic
DJF
Djiboutian Franc
Djibouti
DKK
Danish Krone
Denmark
DOP
Dominican Peso
Dominican Republic
DZD
Algerian Dinar
Algeria
EGP
Egyptian Pound
Egypt
ERN
Eritrean Nakfa
Eritrea
ETB
Ethiopian Birr
Ethiopia
EUR
Euro
European Union
FJD
Fiji Dollar
Fiji
FKP
Falkland Islands Pound
Falkland Islands
FOK
Faroese Króna
Faroe Islands
GBP
Pound Sterling
United Kingdom
GEL
Georgian Lari
Georgia
GGP
Guernsey Pound
Guernsey
GHS
Ghanaian Cedi
Ghana
GIP
Gibraltar Pound
Gibraltar
GMD
Gambian Dalasi
The Gambia
GNF
Guinean Franc
Guinea
GTQ
Guatemalan Quetzal
Guatemala
GYD
Guyanese Dollar
Guyana
HKD
Hong Kong Dollar
Hong Kong
HNL
Honduran Lempira
Honduras
HRK
Croatian Kuna
Croatia
HTG
Haitian Gourde
Haiti
HUF
Hungarian Forint
Hungary
IDR
Indonesian Rupiah
Indonesia
ILS
Israeli New Shekel
Israel
IMP
Manx Pound
Isle of Man
INR
Indian Rupee
India
IQD
Iraqi Dinar
Iraq
IRR
Iranian Rial
Iran
ISK
Icelandic Króna
Iceland
JEP
Jersey Pound
Jersey
JMD
Jamaican Dollar
Jamaica
JOD
Jordanian Dinar
Jordan
JPY
Japanese Yen
Japan
KES
Kenyan Shilling
Kenya
KGS
Kyrgyzstani Som
Kyrgyzstan
KHR
Cambodian Riel
Cambodia
KID
Kiribati Dollar
Kiribati
KMF
Comorian Franc
Comoros
KRW
South Korean Won
South Korea
KWD
Kuwaiti Dinar
Kuwait
KYD
Cayman Islands Dollar
Cayman Islands
KZT
Kazakhstani Tenge
Kazakhstan
LAK
Lao Kip
Laos
LBP
Lebanese Pound
Lebanon
LKR
Sri Lanka Rupee
Sri Lanka
LRD
Liberian Dollar
Liberia
LSL
Lesotho Loti
Lesotho
LYD
Libyan Dinar
Libya
MAD
Moroccan Dirham
Morocco
MDL
Moldovan Leu
Moldova
MGA
Malagasy Ariary
Madagascar
MKD
Macedonian Denar
North Macedonia
MMK
Burmese Kyat
Myanmar
MNT
Mongolian Tögrög
Mongolia
MOP
Macanese Pataca
Macau
MRU
Mauritanian Ouguiya
Mauritania
MUR
Mauritian Rupee
Mauritius
MVR
Maldivian Rufiyaa
Maldives
MWK
Malawian Kwacha
Malawi
MXN
Mexican Peso
Mexico
MYR
Malaysian Ringgit
Malaysia
MZN
Mozambican Metical
Mozambique
NAD
Namibian Dollar
Namibia
NGN
Nigerian Naira
Nigeria
NIO
Nicaraguan Córdoba
Nicaragua
NOK
Norwegian Krone
Norway
NPR
Nepalese Rupee
Nepal
NZD
New Zealand Dollar
New Zealand
OMR
Omani Rial
Oman
PAB
Panamanian Balboa
Panama
PEN
Peruvian Sol
Peru
PGK
Papua New Guinean Kina
Papua New Guinea
PHP
Philippine Peso
Philippines
PKR
Pakistani Rupee
Pakistan
PLN
Polish Złoty
Poland
PYG
Paraguayan Guaraní
Paraguay
QAR
Qatari Riyal
Qatar
RON
Romanian Leu
Romania
RSD
Serbian Dinar
Serbia
RUB
Russian Ruble
Russia
RWF
Rwandan Franc
Rwanda
SAR
Saudi Riyal
Saudi Arabia
SBD
Solomon Islands Dollar
Solomon Islands
SCR
Seychellois Rupee
Seychelles
SDG
Sudanese Pound
Sudan
SEK
Swedish Krona
Sweden
SGD
Singapore Dollar
Singapore
SHP
Saint Helena Pound
Saint Helena
SLE
Sierra Leonean Leone
Sierra Leone
SOS
Somali Shilling
Somalia
SRD
Surinamese Dollar
Suriname
SSP
South Sudanese Pound
South Sudan
STN
São Tomé and Príncipe Dobra
São Tomé and Príncipe
SYP
Syrian Pound
Syria
SZL
Eswatini Lilangeni
Eswatini
THB
Thai Baht
Thailand
TJS
Tajikistani Somoni
Tajikistan
TMT
Turkmenistan Manat
Turkmenistan
TND
Tunisian Dinar
Tunisia
TOP
Tongan Paʻanga
Tonga
TRY
Turkish Lira
Turkey
TTD
Trinidad and Tobago Dollar
Trinidad and Tobago
TVD
Tuvaluan Dollar
Tuvalu
TWD
New Taiwan Dollar
Taiwan
TZS
Tanzanian Shilling
Tanzania
UAH
Ukrainian Hryvnia
Ukraine
UGX
Ugandan Shilling
Uganda
USD
United States Dollar
United States
UYU
Uruguayan Peso
Uruguay
UZS
Uzbekistani So'm
Uzbekistan
VES
Venezuelan Bolívar Soberano
Venezuela
VND
Vietnamese Đồng
Vietnam
VUV
Vanuatu Vatu
Vanuatu
WST
Samoan Tālā
Samoa
XAF
Central African CFA Franc
CEMAC
XCD
East Caribbean Dollar
OECS
XDR
Special Drawing Rights
IMF
XOF
West African CFA franc
CFA
XPF
CFP Franc
COM
YER
Yemeni Rial
Yemen
ZAR
South African Rand
South Africa
ZMW
Zambian Kwacha
Zambia
ZWL
Zimbabwean Dollar
Zimbabwe

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