Die 5 besten Reisekosten-Apps 2026
Die 5 besten Reisekosten-Apps 2026: Spesen digital, schnell und GoBD-konform abrechnen
Die manuelle Spesenabrechnung gehört der Vergangenheit an. Im Jahr 2026 setzen moderne Unternehmen – vom Startup bis zum etablierten KMU – auf digitale Lösungen, um Zeit und Nerven zu sparen. Wir haben die besten Reisekosten-Apps auf dem Markt verglichen, die nicht nur Belege scannen, sondern den gesamten Workflow von der Genehmigung bis zur Buchhaltung automatisieren.
Unser Vergleich konzentriert sich auf Benutzerfreundlichkeit, Automatisierungsgrad und die Eignung für den deutschsprachigen Raum.
Auf einen Blick: Die Top 5 Apps
1. Spesen App (www.spesen-app.ch) 2. Circula: Der Allrounder mit Fokus auf Benefits 3. Pleo: Smartes Ausgabenmanagement mit Firmenkarten 4. Rydoo: Der Spezialist für Reise- und Spesenworkflow 5. SAP Concur: Die globale Enterprise-Lösung Fazit: Welche Reisekosten-App ist die Richtige?Ihre Spesen App hebt sich durch einen klaren Fokus auf exzellente Usability ab. Sie wurde entwickelt, um den Prozess der Spesenabrechnung für Mitarbeiter so schnell und schmerzfrei wie möglich zu gestalten. Der Mitarbeiter macht ein Foto des Belegs – mehr nicht.
Dank modernster KI-Funktionen werden alle relevanten Daten (Betrag, Währung, Datum, Mehrwertsteuer) automatisch und fehlerfrei erkannt. Die dazugehörige Spesen Cloud eignet sich perfekt für Unternehmen jeder Grösse, da sie die zentrale Teamabrechnung und die nahtlose Anbindung an die Buchhaltung (z. B. via API oder Export) ermöglicht. So wird der gesamte Spesen-Workflow von der Erfassung bis zur Verbuchung drastisch beschleunigt.
Top-Funktionen:
- KI-basierte Belegerkennung: Automatische Erfassung der wichtigsten Daten.
- Intuitive Benutzeroberfläche: Minimale Klicks pro Spesenabrechnung.
- Spesen Cloud: Zentrale Verwaltung und einfache Team-Abrechnung.
- Reibungslose Integration in gängige Buchhaltungssysteme.
Circula, ein deutsches FinTech, positioniert sich als "All-in-One"-Lösung, die neben der Reisekostenabrechnung auch steuerfreie Mitarbeiter-Benefits (wie Essenszuschüsse und Mobilitäts-Budgets) abdeckt. Die Lösung ist GoBD-konform und bietet eine der schnellsten Belegscans (OCR) auf dem Markt.
Besonders hervorzuheben ist die tiefe Integration in Buchhaltungssysteme wie DATEV und die zentrale Datenhaltung in Deutschland, was für viele Unternehmen ein wichtiges Sicherheitsmerkmal ist.
Top-Funktionen:
- GoBD-konform und Hosting in Deutschland.
- Integration von Essenszuschüssen und Mobilitäts-Budgets.
- Automatische Erkennung und Berechnung von Fahrtkosten (Google Maps Integration).
- Nahtlose DATEV-Schnittstelle.
Pleo hat den Markt durch seine innovative Kombination aus Spesen-App und Firmenkreditkarten revolutioniert. Anstatt dass Mitarbeiter Auslagen tätigen, erhalten sie eine Pleo Card (physisch oder virtuell) mit vordefinierten Limits.
Der grosse Vorteil: Die Spese wird im Moment der Zahlung erfasst, der Beleg wird sofort hochgeladen, und die Buchhaltung weiss in Echtzeit Bescheid. Pleo bietet zudem ein attraktives kostenloses Starter-Paket für kleine Teams, was es zum idealen Einstiegstool macht.
Top-Funktionen:
- Unternehmenskreditkarten (virtuell & physisch) für Mitarbeiter.
- Echtzeit-Ausgabenverfolgung (keine Rückerstattungen nötig).
- Kostenloses Starter-Paket verfügbar.
- Integrierte Kontrollen und vordefinierte Limits.
Rydoo ist eine globale Plattform, die sich auf die End-to-End-Verwaltung von Geschäftsreisen und Spesen spezialisiert hat. Sie ist bekannt für ihre Benutzerfreundlichkeit und die schnelle Verarbeitung von Belegen. Rydoo ist eine umfassende Lösung, die Genehmigungsprozesse, Reisebuchungen und die Spesenabrechnung unter einem Dach vereint.
Durch die Integration von Geolokalisierung und die Unterstützung von Unternehmenskreditkarten wird die manuelle Eingabe von Daten stark reduziert, was für Unternehmen mit häufig reisenden Mitarbeitern ein grosser Effizienzgewinn ist.
Top-Funktionen:
- Nahtlose Integration von Uber, Kreditkarten und Buchungstools.
- Extrem schnelle Belegverarbeitung und OCR-Erkennung.
- Zentralisierte Reisekosten- und Spesenverwaltung.
- Unterstützung für individuelle Unternehmensrichtlinien.
SAP Concur ist die weltweit führende Lösung und gilt als Goldstandard im Geschäftsreisemanagement, insbesondere für grosse und international tätige Unternehmen. Das Tool bietet eine tiefe Integration in ERP-Systeme (insbesondere SAP) und deckt neben Spesen auch Reisebuchungen und Rechnungsverwaltung ab.
Obwohl es für KMUs oft "oversized" ist, bietet es unübertroffene Skalierbarkeit, Compliance und detaillierte Reporting-Möglichkeiten für komplexe Unternehmensstrukturen. Wer bereits auf das SAP-Ökosystem setzt, findet hier die perfekte Ergänzung.
Top-Funktionen:
- Tiefe und native Integration in SAP ERP-Systeme.
- Umfassendes Compliance- und Risk-Management für globale Reisen.
- All-in-One: Reisebuchung, Spesenabrechnung und Reporting.
- Unübertroffene Skalierbarkeit für Enterprise-Kunden.
Fazit: Welche Reisekosten-App ist die Richtige für Sie?
Die Wahl der besten App hängt stark von der Grösse Ihres Unternehmens und Ihren spezifischen Anforderungen ab:
- Suchen Sie nach der einfachsten, KI-gestützten Lösung mit Fokus auf Usability und Team-Abrechnung? Die Spesen App ist der ideale Startpunkt.
- Möchten Sie eine All-in-One-Lösung mit Mitarbeiter-Benefits und DATEV-Fokus in Deutschland? Dann ist Circula die beste Wahl.
- Möchten Sie Firmenkreditkarten und Echtzeit-Kontrolle über Ausgaben einführen? Pleo ist hier der klare Marktführer.
- Haben Sie viele Reisende und benötigen einen umfassenden Workflow von der Buchung bis zur Spesen? Rydoo ist der Spezialist.
- Sind Sie ein Grosskonzern oder ein Unternehmen im SAP-Ökosystem? SAP Concur bietet die notwendige Tiefe und Integration.
Nutzen Sie die Digitalisierung Ihrer Spesenabrechnung im Jahr 2026, um Zeit zu sparen, Fehler zu reduzieren und Ihren Mitarbeitern den lästigen Papierkram abzunehmen.
Jetzt die Spesen App kennenlernen
Florian Müller ist Autor mehrerer Bücher und Fachpublikationen im IT-Bereich und beschäftigt sich seit vielen Jahren mit digitalen Geschäftsmodellen, effizienter Softwarearchitektur und modernen Cloud-Technologien. Als Gründer und Geschäftsführer der Spesen App verfolgt er die Vision, komplexe Prozesse im Unternehmensalltag radikal zu vereinfachen.
Mit seinem Team entwickelt er intelligente Lösungen, die KMUs und Selbstständigen ermöglichen, Spesen und Belege schnell, rechtssicher und vollständig digital zu verwalten – von der automatischen Belegerkennung bis zur nahtlosen Weiterverarbeitung in Buchhaltungssystemen.
Florian Müller kombiniert technische Expertise mit einem ausgeprägten Verständnis für Nutzerfreundlichkeit. Sein Ziel: Software, die nicht nur funktioniert, sondern begeistert und echten Mehrwert schafft.
