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Verpflegungsmehraufwand 2026: Pauschalen, Regeln & Beispiele (Deutschland & Ausland)
Wie hoch ist der Verpflegungsmehraufwand 2026? In diesem Guide findest du alle wichtigen Verpflegungspauschalen, die Regeln zur Mahlzeitenkürzung sowie Beispiele, damit deine Spesenabrechnung schnell, korrekt und finanzamtsfest ist.
Quick-Check 2026 (Deutschland): 14 € bei mehr als 8 Stunden Abwesenheit, 28 € bei 24 Stunden. Bei mehrtägigen Reisen gilt am An- und Abreisetag jeweils 14 €.
Was ist Verpflegungsmehraufwand?
Der Verpflegungsmehraufwand ist eine gesetzlich geregelte Pauschale für Verpflegung bei beruflich veranlassten Auswärtstätigkeiten (z. B. Dienstreisen, Kundenbesuche, Messe). Statt einzelne Restaurantbelege einzureichen, wird – je nach Abwesenheitsdauer – eine feste Pauschale angesetzt.
Wichtig: Unter 8 Stunden Abwesenheit gibt es in der Regel keine Verpflegungspauschale. Für mehrtägige Reisen gelten am An- und Abreisetag vereinfachte Regeln.
Verpflegungspauschalen 2026 in Deutschland
Für Dienstreisen innerhalb Deutschlands gelten 2026 die bekannten Pauschalen. Entscheidend ist die Dauer der Abwesenheit von Wohnung und erster Tätigkeitsstätte.
| Reisedauer | Pauschale 2026 |
|---|---|
| Mehr als 8 Stunden (unter 24 Stunden) | 14 € |
| 24 Stunden (ganztägig) | 28 € |
| An- und Abreisetag (mehrtägige Reise) | je 14 € |
Merksatz: Bei mehrtägigen Reisen zählt am ersten und letzten Tag nicht die Stundenanzahl – du setzt in der Regel jeweils 14 € an.
Auslandspauschalen 2026 (BMF): So funktioniert’s
Für Auslandsdienstreisen gelten länderspezifische Pauschalen (teilweise sogar stadt- oder regionsabhängig). Diese Werte werden regelmäßig in offiziellen Übersichten veröffentlicht und orientieren sich an typischen Verpflegungskosten vor Ort.
Praxis-Tipp: Bei mehrtägigen Reisen ist oft entscheidend, wo du vor 24:00 Uhr ankommst bzw. übernachtest. Genau hier passieren in Unternehmen die häufigsten Abrechnungsfehler – eine Spesen-App kann das automatisch korrekt abbilden.
Mahlzeitenkürzung: Wann wird die Pauschale gekürzt?
Stellt der Arbeitgeber (oder z. B. ein Hotel im Rahmen der Übernachtung) Mahlzeiten bereit, muss die Verpflegungspauschale gekürzt werden. Das betrifft typischerweise Frühstück im Hotel oder bewirtete Mittag-/Abendessen.
- Frühstück: Kürzung um 20 %
- Mittagessen: Kürzung um 40 %
- Abendessen: Kürzung um 40 %
Tipp: Dokumentiere in der Spesenabrechnung, welche Mahlzeit gestellt wurde – so bleibt es in der Prüfung nachvollziehbar.
Rechtliche Grundlagen (EStG & BMF-Schreiben)
Die Regeln zu Verpflegungspauschalen basieren auf dem Reisekostenrecht und den entsprechenden Vorgaben der Finanzverwaltung. Für Unternehmen zählt vor allem: einheitliche Richtlinien, klare Dokumentation und eine saubere Abrechnungskette.
Praxisbeispiele: Verpflegungsmehraufwand 2026 richtig abrechnen
Beispiel 1: Eintägige Dienstreise (9 Stunden)
Du bist 9 Stunden unterwegs (z. B. Kundenbesuch + Rückfahrt).
Ansatz 2026: 14 € (Deutschland, mehr als 8 Stunden).
Tipp: Ohne zusätzliche Mahlzeitenbereitstellung bleibt es bei der vollen Pauschale.
Beispiel 2: Mehrtägige Reise (Anreise + Hotel mit Frühstück)
Anreisetag: 14 € (mehrtägige Reise). Das Hotel-Frühstück ist inklusive.
Ansatz: 14 € minus Kürzung für Frühstück (20 %).
Tipp: In einer digitalen Spesenrichtlinie kannst du festlegen, ob Frühstück standardmäßig als gestellt gilt.
Typische Fehler (und wie du sie vermeidest)
- Pauschale angesetzt, obwohl die Abwesenheit unter 8 Stunden lag.
- Mahlzeiten (Hotel-Frühstück / Lunch) wurden gestellt, aber nicht gekürzt.
- Bei Auslandsreisen falscher Ort/Tag angesetzt (z. B. falscher Übernachtungsort).
- Unklare Reiseroute ohne Zeitstempel – schwierig bei Prüfungen.
Verpflegungspauschalen automatisch berechnen – ohne Excel
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FAQ: Verpflegungsmehraufwand 2026
Wie hoch ist der Verpflegungsmehraufwand 2026 in Deutschland?
Bei mehr als 8 Stunden Abwesenheit sind es 14 €, bei 24 Stunden 28 €. Bei mehrtägigen Reisen gilt am An- und Abreisetag in der Regel je 14 €.
Gibt es Verpflegungspauschalen unter 8 Stunden?
In der Regel nicht. Die Pauschale wird typischerweise erst bei mehr als 8 Stunden Abwesenheit angesetzt.
Wie funktionieren Auslandspauschalen 2026?
Für Auslandsreisen gelten länder- und teils regionenspezifische Pauschalen. Entscheidend ist, an welchem Ort du tätig bist und bei mehrtägigen Reisen häufig der Ort, an dem du vor 24:00 Uhr ankommst bzw. übernachtest.
Wann muss die Verpflegungspauschale gekürzt werden?
Wenn Mahlzeiten gestellt werden (z. B. Frühstück im Hotel oder Geschäftsessen), wird die Pauschale prozentual gekürzt: Frühstück 20 %, Mittag-/Abendessen jeweils 40 %.
