Spesenreglement & Tagespauschalen Schweiz 2026: Was gilt?
Wie viel Spesen gibt es pro Tag? Anders als in Deutschland gibt es in der Schweiz keine starren gesetzlichen Tabellen, sondern "üblich anerkannte Ansätze". Hier erfahren Sie, was 2026 für Mittagessen, Pauschalspesen und digitale Spesenreglemente gilt.
Inhaltsverzeichnis
1. Effektivspesen vs. Pauschalspesen
In der Schweiz unterscheidet man grundsätzlich zwei Arten der Entschädigung:
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Effektivspesen: Der Mitarbeiter reicht den exakten Beleg (Quittung) ein und erhält genau diesen Betrag zurück.
Nachteil: Viel Papierkram, jeder Beleg muss geprüft werden. -
Pauschalspesen: Der Mitarbeiter (meist Kader/GL) erhält einen fixen Betrag pro Monat (z.B. CHF 500.–) für Kleinspesen, ohne Belege sammeln zu müssen.
Voraussetzung: Dies muss in einem vom kantonalen Steueramt genehmigten Spesenreglement festgehalten sein.
2. Wie viel pro Tag? (Tabelle)
Wenn Sie Spesen effektiv abrechnen (z.B. für Aussendienstmitarbeiter ohne Pauschalreglement), orientieren sich die meisten Firmen an den Ansätzen, welche die Steuerbehörden als "nicht lohnrelevant" akzeptieren.
Für 2026 gelten folgende Richtwerte als "Safe Harbor" (Angaben ohne Gewähr, je nach Kanton):
| Spesenart | Üblicher Betrag (CHF) | Bemerkung |
|---|---|---|
| Mittagessen (Lunch) | 30.– bis 35.– | Wenn Verpflegung nicht anders möglich (Auswärtstätigkeit). |
| Abendessen (Dinner) | 30.– bis 35.– | Bei Übernachtung oder Rückkehr am späten Abend. |
| Kleinspesen | max. 20.– | Für Tram, Parken, Kaffee zwischendurch (pro Tag). |
| Übernachtung | nach Aufwand | Oft Hotelkategorie "Mittelklasse" definiert. |
Hinweis: Zahlen Sie wesentlich mehr (z.B. CHF 60.– für Lunch), könnte das Steueramt die Differenz als "Lohnbestandteil" werten, auf den Sozialabgaben fällig werden.
3. Das genehmigte Spesenreglement
Müssen Sie für jeden Kaffeebeleg eine Abrechnung machen? Nicht unbedingt. Ab einer gewissen Firmengröße (oft ab 5-10 Mitarbeitern) lohnt es sich, ein Spesenreglement zu erstellen und vom kantonalen Steueramt genehmigen zu lassen.
Die Vorteile 2026:
- Weniger Bürokratie: Pauschalen müssen nicht mehr einzeln belegt werden.
- Rechtssicherheit: Keine Diskussionen bei der MWST-Revision oder AHV-Prüfung.
- Digitale Akzeptanz: Moderne Reglemente erlauben explizit die digitale Spesenabrechnung ohne Papieroriginale (GeBüV-konform).
4. Warum "Digital" 2026 Pflicht ist
Egal ob Pauschal oder Effektiv: Wer 2026 noch Quittungen auf Papier klebt, verliert Zeit. Schweizer Steuerbehörden akzeptieren digitale Belege längst, sofern die "Integrität und Lesbarkeit" gewahrt ist.
Eine digitale Spesenlösung (App) sorgt automatisch dafür, dass:
- Währungen korrekt umgerechnet werden.
- Die MWST für die Rückforderung korrekt extrahiert wird.
- Nichts verloren geht (Archivierung in der Cloud).
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