Spesen Schweiz 2026: Aktuelle Sätze, Regelungen und Pauschalen im Überblick
Spesen Schweiz 2026: Der grosse Guide
Das Thema Spesen ist in der Schweiz ein Dauerbrenner. Planen Sie bereits für das kommende Geschäftsjahr? In diesem Artikel finden Sie alles Wichtige zu den Spesenansätzen für 2026, den Unterschieden zwischen Pauschal- und Effektivspesen sowie den aktuellen Kilometerentschädigungen in Schweizer Franken (CHF).
Was gilt in der Schweiz 2026 als "Spesen"?
Bevor wir zu den Zahlen kommen, ist eine klare Definition wichtig. Spesen sind Auslagen, die dem Arbeitnehmer im Interesse des Arbeitgebers entstehen. In der Schweiz unterscheiden wir grundsätzlich zwei Arten:
📄 Effektivspesen
Jeder Beleg (Quittung, Ticket) wird einzeln eingereicht und exakt zurückerstattet. Das ist genau, erfordert aber eine saubere Erfassung.
💰 Pauschalspesen
Der Mitarbeiter erhält einen fixen Betrag (pro Tag/Monat), ohne Einzelbelege. Achtung: Dies erfordert oft ein genehmigtes Spesenreglement.
Verpflegungspauschalen Schweiz 2026 (Richtwerte)
Wie viel darf ein Mittagessen kosten? Für 2026 orientieren wir uns an den etablierten Richtwerten der kantonalen Steuerbehörden.
| Mahlzeit / Art | Üblicher Richtwert (CHF) | Bemerkung |
|---|---|---|
| Mittagessen | 30.00 – 35.00 CHF | Bei auswärtiger Verpflegung. |
| Abendessen | 30.00 – 35.00 CHF | Meist verbunden mit Übernachtung. |
| Tagespauschale | ca. 80.00 CHF | Verpflegung + Kleinspesen (voller Tag). |
| Übernachtung | Nach Aufwand | Oder Firmenpauschale (ca. 150-200 CHF). |
💡 Profi-Tipp für 2026
Nutzen Sie die Kleinspesen-Pauschale. In vielen Reglementen können Ausgaben bis CHF 50.– pauschal abgegolten werden. Das spart massiv Verwaltungsaufwand.
Kilometerentschädigung 2026: Das Privatauto nutzen
Nutzt ein Mitarbeiter sein privates Fahrzeug für geschäftliche Fahrten, gelten folgende Marktstandards als Entschädigung (inkl. Benzin, Versicherung, Abnutzung):
- 🚗 Auto: ca. 0.70 CHF pro km
- 🏍️ Motorrad: ca. 0.40 CHF pro km
- 🚲 E-Bike / Velo: ca. 0.15 – 0.20 CHF pro km
Mit der Spesen App geben Mitarbeiter nur Start und Ziel ein – die Kilometer und der Betrag werden automatisch berechnet.
Häufige Fragen (FAQ)
Brauche ich zwingend ein Spesenreglement?
Für Effektivspesen (Beleg gegen Geld) nicht zwingend. Sobald Sie aber Pauschalspesen auszahlen möchten, ist ein von der kantonalen Steuerverwaltung genehmigtes Spesenreglement dringend empfohlen, um Steuerfolgen zu vermeiden.
Müssen Originalbelege aufbewahrt werden?
Ja, die Beweispflicht liegt beim Unternehmen (10 Jahre). Aber: Digitale Belege sind voll anerkannt, sofern sie korrekt archiviert sind. Genau das übernimmt die Spesen App für Sie.
Sind Spesen steuerfrei?
Ja, echte Spesenentschädigungen sind kein Lohnbestandteil und somit steuer- und sozialversicherungsfrei. Werden jedoch Pauschalen ohne Genehmigung oder übermässig hohe Spesen gezahlt, können diese als Lohn aufgerechnet werden.
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Florian Müller ist Autor mehrerer Bücher und Fachpublikationen im IT-Bereich und beschäftigt sich seit vielen Jahren mit digitalen Geschäftsmodellen, effizienter Softwarearchitektur und modernen Cloud-Technologien. Als Gründer und Geschäftsführer der Spesen App verfolgt er die Vision, komplexe Prozesse im Unternehmensalltag radikal zu vereinfachen.
Mit seinem Team entwickelt er intelligente Lösungen, die KMUs und Selbstständigen ermöglichen, Spesen und Belege schnell, rechtssicher und vollständig digital zu verwalten – von der automatischen Belegerkennung bis zur nahtlosen Weiterverarbeitung in Buchhaltungssystemen.
Florian Müller kombiniert technische Expertise mit einem ausgeprägten Verständnis für Nutzerfreundlichkeit. Sein Ziel: Software, die nicht nur funktioniert, sondern begeistert und echten Mehrwert schafft.
