Spesenreglement Kanton Bern: Genehmigung & neue Regeln ab 1. Januar 2026
Der Kanton Bern passt per 01.01.2026 zentrale Eckwerte rund um genehmigte Spesenreglemente an. Wir fassen die wichtigsten Änderungen und die vollständigen Anforderungen (Voraussetzungen, Gesuch, Limiten, Verfahren, Lohnausweis) verständlich zusammen.
Kurzüberblick 2026
Ab 01.01.2026: Privatfahrzeug für geschäftliche Kilometer neu bis max. 0.75 CHF (bis 31.12.2025: 0.70 CHF). Bei bereits genehmigtem Reglement darf der Satz erhöht werden, ohne erneut genehmigen zu lassen.
Pauschale Fahrzeugspesen für geschäftliche Nutzung des Privatfahrzeugs werden nicht angepasst.
Unverändert seit 2022: 0.9% des Kaufpreises pro Monat als Lohnbestandteil. Steht im Reglement noch 0.8%, ist trotzdem 0.9% anzuwenden – ohne Anpassungspflicht.
1) Voraussetzungen (wer bekommt eine Genehmigung?)
Die Steuerverwaltung bietet mittleren und grösseren Unternehmen mit Sitz im Kanton Bern die Möglichkeit, ein Spesenreglement genehmigen zu lassen, wenn mindestens zehn Empfängerinnen/Empfänger Pauschalspesen erhalten.
Unternehmen mit weniger als zehn Pauschalspesen-Empfangenden können für Spesenempfänger mit Wohnsitz im Kanton Bern individuelle Spesenvereinbarungen zur Höhe der Pauschalspesen abschliessen. Wichtig: Genehmigung eines Spesenreglements und Abschluss einer Spesenvereinbarung sind zwei unterschiedliche Prozesse.
2) Anforderungen an das Spesenreglement
Das Spesenreglement muss auf dem Musterspesenreglement basieren und die entsprechenden Bestandteile enthalten. Der Kanton Bern weist ausdrücklich darauf hin, auch die erste Seite des Musterreglements zu beachten – dort stehen wichtige Informationen.
Wenn ihr Abweichungen vom Muster macht: Begründet sie kurz im Begleitmail – das reduziert Rückfragen.
3) Gesuch um Genehmigung: Unterlagen & Versand
Reicht das vollständige Reglement ein (auf Basis des Musters).
Für alle Funktionen, die Pauschalspesen erhalten (z.B. Geschäftsführer/-in, Aussendienst, Manager/-in), verlangt Bern u.a. folgende Angaben:
- Funktionen, die Pauschalspesen erhalten
- Begründung (Repräsentations- bzw. Akquisitionstätigkeit)
- Anzahl Empfänger/-innen pro Funktion
- Anzahl Tage pro Monat extern unterwegs (Repräsentation/Akquisition)
- Anzahl Spesenereignisse & durchschnittliche Höhe pro Kleinspesenereignis (bis CHF 50) pro externem Tag
- Durchschnittlicher Bruttolohn (Ziffer 8 Lohnausweis)
- Anzahl Kilometer pro Monat im Ortsrayon (Radius 30 km)
- Bei Ausrichtung von Fahrzeugspesen (über 12’000 km/Jahr): Ziffer 4 der TaxInfo beachten
spesenreglement.sv@be.chGeschäftsbereich Recht und Koordination
Postfach
3001 Bern
4) Pauschalspesen: Praxis & Limiten
Pauschalspesen können nur für Funktionen gewährt werden, die aufgrund hoher Akquisitions-, Repräsentations- oder Reisetätigkeit eine Vielzahl an Kleinspesen haben. Bern stützt sich bei der Festlegung grundsätzlich auf eure Angaben zur Repräsentationstätigkeit und zum Spesenanfall.
Pauschalspesen über CHF 6’000/Jahr sind in jedem Fall limitiert auf max. 5% des Bruttolohns (Ziffer 8 Lohnausweis). Zudem werden keine Pauschalspesen gewährt, die CHF 24’000/Jahr übersteigen.
Bern empfiehlt vor Einreichung den Pauschalspesensimulator (Link im TaxInfo-Beitrag), um die Genehmigungsfähigkeit grob zu prüfen.
5) Fahrzeugspesen (ab 12’000 km/Jahr)
Wenn ihr Fahrzeugspesen beantragen wollt (ab 12’000 km pro Jahr), gelten die Vorgaben der Schweizerischen Steuerkonferenz (SSK). Bern verweist hierfür auf die entsprechende Mustervorlage (siehe TaxInfo).
6) Genehmigungsverfahren
Vor der Genehmigung stellt die Steuerverwaltung dem Unternehmen eine Erklärung zu. Mit der Unterzeichnung verpflichtet sich das Unternehmen insbesondere:
- keine weiteren, über das Spesenreglement hinausgehenden und im Lohnausweis nicht bescheinigten Vergütungen auszurichten;
- mit den im Reglement festgelegten Vergütungen sämtliche Auslagen zu ersetzen, die Mitarbeitenden nach Art. 327 ff. OR zustehen;
- jede Änderung des Spesenreglements vor Anwendung genehmigen zu lassen.
7) Lohnausweis & jährliche Liste nach Genehmigung
Bei genehmigtem Reglement ist unter Ziffer 15 der Hinweis anzubringen: „Spesenreglement am TT.MM.JJJJ durch die Steuerverwaltung des Kantons Bern genehmigt“.
Sofern Pauschalspesen ausgerichtet werden, ist der Betrag im Lohnausweis unter Ziffer 13.2 zu deklarieren.
Zusätzlich ist der Steuerverwaltung jährlich eine Liste der Pauschalspesen-Empfänger/-innen einzureichen (per E-Mail oder Post), u.a. mit: Name, Vorname, Wohnsitz, Funktion gemäss Reglement, AHV-Nummer, Beschäftigungsgrad, Bruttolohn (inkl. Bonus) und ausbezahlte Pauschalspesen. Bern stellt dafür eine Vorlage zur Verfügung (siehe TaxInfo).
8) Wirkung & Grenzen eines genehmigten Reglements
Wurde ein Spesenreglement vom Sitzkanton genehmigt, anerkennen andere kantonale Steuerverwaltungen dieses in der Regel. Pauschalspesen im Einklang mit dem Reglement werden im Kanton Bern ohne Belege anerkannt – sowohl als geschäftsmässig begründeter Aufwand beim Unternehmen als auch als Spesenersatz bei im Kanton Bern steuerpflichtigen Arbeitnehmenden.
Jede Änderung des Spesenreglements ist vor Anwendung genehmigen zu lassen – insbesondere Änderungen des Tätigkeitsbereichs von Funktionen oder das Hinzufügen neuer Funktionen, die Pauschalspesen rechtfertigen.
Bern behält sich vor, Reglemente und Pauschalspesen periodisch zu prüfen – spätestens nach fünf Jahren – hinsichtlich aktueller Praxis und Angemessenheit.
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