Jahresabschluss 2025: Spesen periodengerecht abgrenzen & Rückstellungen buchen
Der 31. Dezember naht – und damit der Klassiker in jeder Buchhaltungsabteilung: Das Geschäftsjahr ist vorbei, aber die Spesenbelege trudeln erst Wochen später ein.
Das Weihnachtsessen fand im Dezember statt, die Abrechnung liegt aber erst im Januar auf dem Tisch? Hier müssen Sie zwingend abgrenzen, um das Ergebnis von 2025 nicht zu verfälschen.
1. Das Prinzip der Periodengerechtigkeit
Grundsatz nach OR: Aufwände müssen in der Periode verbucht werden, in der sie verursacht wurden, nicht wann das Geld fliesst.
Ein Mitarbeiter tankt am 28.12.2025. Er reicht den Beleg erst am 05.01.2026 ein. Wird dieser Beleg im Januar verbucht, stimmt Ihr Gewinn in beiden Jahren nicht.
2. Transitorische Passiven oder Rückstellung?
Welches Konto Sie nutzen, hängt von Ihrem Wissensstand ab. Hier der direkte Vergleich:
Fall A: Betrag ist exakt bekannt
Beispiel: Scan der Hotelrechnung liegt vor, Zahlung erfolgt später.
Reiseaufwand / Transitorische Passiven (PRA)
CHF 450.50
→ Wird am 01.01.2026 aufgelöst.
Fall B: Betrag wird geschätzt
Beispiel: Aussendienst war unterwegs, noch keine Belege eingereicht.
Reiseaufwand / Rückstellungen
CHF 2'000.00 (Schätzung)
→ Wird bei tatsächlichem Belegeingang korrigiert.
3. Stolperfalle Mehrwertsteuer
Bei der effektiven Abrechnungsmethode gehört die Vorsteuer grundsätzlich zum Leistungsdatum.
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Achtung: Belege mit Datum 2025 sollten idealerweise noch in die MwSt-Abrechnung Q4/2025 fliessen.
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Praxis-Tipp: Nutzen Sie digitale Tools, um den Zeitversatz zwischen Belegdatum und Buchhaltungseingang auf null zu reduzieren.
Nie wieder Abgrenzungs-Stress im Dezember?
Manuelle Abgrenzungen sind mühsam und fehleranfällig. Wäre es nicht einfacher, wenn alle Belege vom Dezember sofort digital im System wären?
Mit der Spesen App erledigt sich der Jahresabschluss fast von selbst:
- Mitarbeiter scannen Belege in Echtzeit (noch im Restaurant)
- Keine verlorenen Quittungen mehr am Jahresende
- Direkter Export für die Buchhaltung per Klick
30 Tage kostenlos testen – ideal für den Jahresstart
