Verpflegungsmehraufwand 2025

Verpflegungsmehraufwand 2025: Aktuelle Sätze & einfache Abrechnung mit der Spesen App

Geschäftsreisen kosten nicht nur Zeit, sondern auch Geld – insbesondere, wenn es um die Verpflegung unterwegs geht. Wer beruflich viel reist, kennt den sogenannten Verpflegungsmehraufwand. Doch was steckt genau dahinter – und wie lassen sich diese Kosten korrekt und zeitsparend abrechnen?

In diesem Beitrag geben wir einen kompakten Überblick zu den aktuellen Verpflegungspauschalen für 2025 – national wie international – und zeigen, wie unsere Spesen App die Abrechnung mit wenigen Klicks automatisiert.

Was ist Verpflegungsmehraufwand?

Bei Dienstreisen entstehen zwangsläufig höhere Verpflegungskosten als im Büroalltag. Das Frühstück im Hotel, ein schnelles Mittagessen beim Kunden oder ein Abendessen auf dem Heimweg – all das summiert sich. Um diesen Mehraufwand steuerlich auszugleichen, hat der Gesetzgeber Pauschalen eingeführt, die Unternehmen steuerfrei erstatten können.

Der Verpflegungsmehraufwand ist gesetzlich in § 4 Abs. 5 Nr. 5 Satz 2 EStG geregelt und wird pauschal ausgezahlt – ganz ohne Belegpflicht. Entscheidend sind:

• die Dauer der Abwesenheit
• das Reiseziel (Inland oder Ausland)

Verpflegungspauschalen 2025 in Deutschland

Gute Nachrichten: Die Pauschalen bleiben auch 2025 unverändert. Das Bundesfinanzministerium hat im neuen BMF-Schreiben keine Änderungen angekündigt.

• 14 € bei einer Abwesenheit zwischen 8 und 24 Stunden
  (auch am An- und Abreisetag bei mehrtägigen Reisen)
• 28 € bei einer ganztägigen Abwesenheit (>24 Stunden)

Kürzungen für enthaltene Mahlzeiten (z. B. Hotel-Frühstück):

• Frühstück: 20 % → 5,60 €
• Mittag-/Abendessen: je 40 % → 11,20 € je Mahlzeit

💡 Die Übernachtungspauschale bleibt ebenfalls gleich: 20 € pro Nacht. In der Praxis erstatten die meisten Unternehmen jedoch die tatsächlichen Hotelkosten zu 100 %.

Verpflegungspauschalen 2025 im Ausland

Bei Auslandsreisen gelten differenzierte Pauschalen – teilweise sogar je Stadt oder Region. Grund dafür sind die teils erheblichen Unterschiede bei den Lebenshaltungskosten weltweit.

Hier einige Beispiele für 2025 (Pauschalen in €):

Auch hier gilt: Mahlzeiten, die vom Arbeitgeber bezahlt werden (z. B. Hotelfrühstück), müssen prozentual von der Pauschale abgezogen werden – analog zur deutschen Regelung.

Praxisbeispiel: So wird abgerechnet

Beispiel: Herr Müller reist dienstlich von Köln nach Paris (4 Tage inkl. An-/Abreise). Das Frühstück ist im Hotel enthalten und wird von der Firma bezahlt.

• Anreisetag: 39 € Pauschale
• Tag 2 & 3: je 58 € minus 11,60 € (Frühstück) → 46,40 € pro Tag
• Abreisetag: 39 € minus 11,60 € → 27,40 €

Gesamterstattungsbetrag: 159,20 €

Spesenabrechnung einfach gemacht – mit der Spesen App

Zwischen unterschiedlichen Pauschalen, Mahlzeitenabzügen und wechselnden Reiseländern verliert man leicht den Überblick. Hier kommt die Spesen App von www.spesen-app.ch ins Spiel.

Mit unserer Lösung erfassen Sie Reisezeiten, Ziele und enthaltene Mahlzeiten in wenigen Sekunden – und erhalten automatisch:

✅ den korrekten Pauschalbetrag
✅ eine übersichtliche Reisekostenabrechnung
✅ steuerkonforme Dokumentation

Noch besser: Hinterlegen Sie individuelle Firmenrichtlinien, Budgetgrenzen oder Genehmigungsprozesse direkt in der App – vollständig anpassbar und intuitiv nutzbar.

Fazit: 2025 entspannt unterwegs – mit der richtigen Spesenlösung

Ob Hamburg oder Hongkong: Die Regelungen zum Verpflegungsmehraufwand sind komplex, aber mit den richtigen Tools wird die Abrechnung zum Kinderspiel. Unsere Spesen App sorgt für klare Prozesse, zufriedene Mitarbeiter und weniger Aufwand in der Buchhaltung.

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Wenn du möchtest, kann ich auch noch passende Grafiken oder Tabellen für den Blog erstellen – sag einfach Bescheid!

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