Reisekosten digital erfassen – So gelingt die moderne Spesenabrechnung

Reisekosten digital erfassen – Warum es sich lohnt

In der heutigen Arbeitswelt sind Geschäftsreisen Alltag – ob für Kundentermine, Messen oder interne Meetings. Doch das Erfassen und Abrechnen von Reisekosten ist für viele Mitarbeitende und Unternehmen immer noch ein lästiger und zeitintensiver Prozess. Die gute Nachricht: Reisekosten digital zu erfassen macht den gesamten Ablauf deutlich einfacher, schneller und effizienter.

Was bedeutet „Reisekosten digital erfassen“?

Beim digitalen Erfassen von Reisekosten werden alle relevanten Belege, wie z. B. Hotelrechnungen, Bahntickets oder Verpflegungskosten, per App oder Softwarelösung erfasst, digital gespeichert und direkt in die Abrechnung übernommen. Statt Papierchaos und Excel-Listen gibt es eine automatisierte und transparente Lösung.

Vorteile der digitalen Reisekostenerfassung

1. Zeitersparnis

Digitale Tools automatisieren viele Schritte: Belege scannen, Daten erfassen und Spesenberechnung erfolgen in wenigen Sekunden – mobil oder am Desktop.

2. Fehlervermeidung

Automatische Plausibilitätsprüfungen und vordefinierte Regeln helfen, Fehler bei der Eingabe zu vermeiden.

3. Rechtssicherheit

Moderne Tools halten sich an aktuelle steuerrechtliche Vorgaben (z. B. GoBD in Deutschland oder die Anforderungen der Schweizer MWST).

4. Mobilität

Reisekosten können direkt vor Ort via Smartphone erfasst werden – egal ob am Flughafen, im Taxi oder im Hotelzimmer.

5. Einfache Integration

Digitale Spesenlösungen lassen sich in bestehende Buchhaltungs- oder ERP-Systeme integrieren – für einen reibungslosen Datenfluss.

So funktioniert das digitale Erfassen von Reisekosten

1. Beleg erfassen: Foto vom Beleg mit dem Smartphone machen.
2. Belegdaten werden erkannt: KI-basierte Texterkennung liest Beträge, Datum und MwSt. automatisch aus.
3. Kategorie zuweisen: Z. B. Verpflegung, Übernachtung, Transport.
4. Einreichen & Genehmigen: Mit einem Klick kann die Spesenabrechnung eingereicht und geprüft werden.
5. Export zur Buchhaltung: Alle Daten werden automatisch weitergeleitet – inkl. digitalem Belegarchiv.

Welche App eignet sich für die digitale Reisekostenerfassung?

Es gibt zahlreiche Lösungen am Markt – doch nicht alle sind gleich intuitiv oder rechtskonform. Unsere Empfehlung: Spesen App – die smarte Lösung für KMU, Selbstständige und größere Unternehmen in der Schweiz. Mit Funktionen wie Belegerkennung, Mehrwertsteuer-Ausweis, Währungsumrechnung und Cloud-Archiv erfüllt sie alle Anforderungen an eine moderne Spesenlösung.

Fazit: Jetzt Reisekosten digital erfassen – und profitieren

Wer Reisekosten digital erfasst, spart nicht nur Zeit und Kosten, sondern schafft auch Transparenz und Rechtssicherheit im Unternehmen. Die Umstellung lohnt sich – für Mitarbeitende wie für die Buchhaltung. Probiere es selbst aus – mit der Spesen App.